La risposta breve
Un software pronto va bene quando il lavoro del negozio somiglia a quello di tutti. Un gestionale su misura conviene quando le informazioni che contano sono proprie del mestiere, e oggi stanno su quaderni, su fogli Excel o nella memoria di chi è al banco: le formule di un colore, le misure di un cliente, i listini di tanti fornitori.
Non serve un sistema enorme. Spesso bastano poche schermate fatte bene, sul telefono e sul computer, che fanno risparmiare tempo ogni giorno.
I segnali che è il momento
- Le stesse informazioni si scrivono due volte, sul quaderno e nel computer.
- Per rispondere a un cliente bisogna cercare tra fogli e messaggi.
- Il programma che usi ha cento funzioni, ma non quella che ti serve.
- I conti di fine giornata o di fine mese richiedono un'ora di lavoro.
- Solo una persona sa dove trovare le cose.
Che cosa può fare, per esempio
- La cassa del giorno, con contanti, POS e bonifici, e chi era al banco.
- La scheda di ogni cliente, con lo storico mese per mese.
- Un archivio del mestiere: formule, misure, lavori fatti.
- I listini dei fornitori, con il prezzo al litro, al chilo o al pezzo.
- L'andamento della settimana e del mese, e un report da stampare.
- Il funzionamento anche senza rete, e le notifiche sul telefono.
Un esempio: il Colorificio Privitera
Per il Colorificio Privitera, ad Acireale, abbiamo sviluppato un'app interna che si installa sul telefono come un'app qualsiasi e si usa anche dal computer. Registra gli incassi del giorno per cliente, conserva i colori preparati per ogni cliente e ogni lavoro, e raccoglie i listini dei fornitori.
Quando un cliente torna a chiedere lo stesso colore dell'ultima volta, il colore si ritrova in pochi secondi, al banco o in cantiere. Se in negozio la connessione cade, gli incassi restano sul telefono e partono appena la rete torna.
Software pronto o su misura
Costo iniziale
- Software pronto
- Basso o nullo
- Su misura
- Lo sviluppo, una volta
Costi nel tempo
- Software pronto
- Un canone, spesso per utente
- Su misura
- Hosting e assistenza
Adattamento
- Software pronto
- Ti adatti tu al programma
- Su misura
- Il programma si adatta al negozio
Funzioni
- Software pronto
- Tante, anche quelle che non usi
- Su misura
- Solo quelle che servono
Tempi
- Software pronto
- Subito
- Su misura
- Qualche settimana per la prima versione
Le due strade possono convivere: il programma per la contabilità e la fatturazione resta quello di sempre, e l'app su misura copre il lavoro di tutti i giorni al banco.
Quanto costa
Una prima versione, con le schermate essenziali, costa in genere tra 4.000 e 8.000 €. Un gestionale più completo, con più utenti, report e collegamenti ad altri programmi, rientra nelle web app aziendali, da 10.000 € in su. Poi ci sono hosting e assistenza, ogni anno.
Le fasce complete sono nella guida su quanto costa sviluppare una web app.
Come si parte
Si comincia dalla prima versione più piccola che fa già risparmiare tempo, spesso due o tre schermate. Si usa per qualche settimana, e il resto si aggiunge quando serve.
Prima di scrivere il codice guardiamo insieme come lavorate oggi, quaderni e fogli Excel compresi. I dati che avete già in un file, come listini e clienti, di solito si importano all'inizio.
Domande frequenti
Un gestionale su misura costa molto più di un software pronto?
All'inizio sì, perché lo sviluppo si paga una volta. Poi non ci sono canoni per utente: si pagano hosting e assistenza. Su qualche anno, per un negozio, la differenza spesso si riduce.
Funziona anche dal telefono?
Sì: può essere un'app che si installa sul telefono come le altre e si usa anche dal computer. Può funzionare anche senza rete e sincronizzarsi quando la connessione torna.
Posso importare i dati che ho già?
Di solito sì: listini, clienti e archivi in Excel o in CSV si importano all'inizio. Quello che è scritto a mano va trascritto, anche un po' alla volta.
I miei dati sono al sicuro?
Stanno in un database con accesso riservato, protetto da password e da regole su chi può vedere che cosa, con copie di sicurezza. Restano del negozio.