La risposta breve
Un CRM è il programma dove tieni i clienti, i contatti da richiamare e le trattative in corso. Per la maggior parte delle aziende va bene uno già pronto, come HubSpot o Pipedrive, purché sia impostato bene.
Un CRM su misura conviene quando lavori in un modo tutto tuo. Te ne accorgi se, con i programmi pronti, passi ogni giorno del tempo a copiare dati a mano o a tenere fogli Excel a parte.
CRM standard e personalizzato a confronto
Ecco le differenze principali, guardando anche a quello che succede negli anni e non solo alla spesa iniziale.
Partenza
- CRM standard
- In poche settimane
- CRM personalizzato
- Qualche mese, un pezzo alla volta
Spesa iniziale
- CRM standard
- Più bassa
- CRM personalizzato
- Più alta, perché il programma si sviluppa da zero
Costi ogni anno
- CRM standard
- Un abbonamento per ogni persona che lo usa
- CRM personalizzato
- Server e assistenza, senza canone per utente
Quanto si adatta al tuo lavoro
- CRM standard
- Bene, se lavori come tante altre aziende
- CRM personalizzato
- Molto, perché è fatto su misura per come vendi
Chi decide le novità
- CRM standard
- Il fornitore del programma
- CRM personalizzato
- Tu
Quando un CRM standard è la scelta giusta
Un programma pronto non è un ripiego, e spesso è la scelta più semplice e più economica. Va bene soprattutto in questi casi.
- Le trattative seguono le fasi di sempre: primo contatto, preventivo, risposta, chiusura
- Vuoi partire in poche settimane
- Ti bastano i collegamenti già pronti con email, calendario e moduli del sito
- Preferisci che aggiornamenti e sicurezza li segua il fornitore
Quando conviene un CRM su misura
Il segnale più chiaro è il tempo perso ogni giorno per far stare il tuo lavoro dentro un programma che non lo segue.
- Copi gli stessi dati due volte, nel CRM e nel gestionale
- Ti accorgi di un cliente da richiamare solo perché qualcuno se lo ricorda
- Agenti, sedi o collaboratori devono vedere cose diverse, e il programma non lo permette
- Hai già provato altri CRM e il personale ha smesso di usarli
Quanto costa davvero, negli anni
Un CRM pronto costa poco all'inizio, ma paghi un abbonamento ogni mese per ogni persona che lo usa. Con molti utenti, in tre anni la spesa può diventare alta.
Un CRM su misura costa di più all'inizio. Da noi una versione essenziale richiede in genere tra 3.000 e 5.000 euro, e poi paghi solo server e assistenza. Per confrontarli bene, metti a fianco la spesa di tre anni e conta anche il tempo che ognuno ti fa risparmiare.
La via di mezzo: partire da un CRM pronto
Spesso conviene partire da un CRM già pronto e far sviluppare solo il pezzo che manca, per esempio il collegamento con il gestionale. Così spendi meno e capisci, usandolo, cosa ti serve davvero.
Le domande da farti prima di decidere
- Quali passaggi fai oggi a mano, fuori dal programma?
- Chi userà il CRM ogni giorno, e da dove: dal computer o dal telefono?
- Con quali altri programmi deve scambiare i dati?
- Quanto spenderesti in tre anni con l'una e con l'altra strada?
- Se un giorno cambi programma, come riprendi i tuoi dati?
Domande sulla scelta del CRM
Un CRM personalizzato è sempre migliore di uno standard?
No. Se lavori come tante altre aziende, un CRM pronto e impostato bene costa meno e parte prima. Quello su misura conviene solo quando ti fa risparmiare tempo ogni giorno.
Quanto tempo serve per sviluppare un CRM su misura?
Dipende da quante cose deve fare. Di solito si parte con una prima versione con clienti, trattative e promemoria, e il resto si aggiunge mentre lo usi.
Si possono migrare dati da Excel o da un altro CRM?
Sì. Prima mettiamo in ordine i dati e togliamo i doppioni, così nel nuovo CRM ritrovi tutto senza confusione.
Posso iniziare con un CRM standard e passare a uno su misura più avanti?
Sì, ed è spesso una buona idea. Basta tenere i dati in ordine e scegliere un programma che permetta di esportarli, così il passaggio sarà semplice.
Chi possiede dati e codice in un CRM personalizzato?
Deve essere scritto nel contratto. I dati sono sempre tuoi, e conviene stabilire da subito a chi resta il programma se un giorno cambi fornitore.
Come si evita che il personale non usi il nuovo CRM?
Se il CRM è scomodo, chi lavora con te smette di usarlo e i dati restano a metà. Per questo lo facciamo provare a chi lo userà prima di finirlo, e chiediamo solo i dati che servono davvero.