La risposta breve
Per un locale con poche prenotazioni basta un pulsante che chiama o apre WhatsApp con un messaggio già scritto. Le piattaforme portano clienti nuovi, ma applicano in genere una commissione per coperto o un abbonamento, e i dati degli ospiti passano da loro. Un sistema proprio, integrato nel sito, conviene quando le prenotazioni sono tante o seguono regole precise: turni, coperti, menù degustazione, eventi.
Le strade possono convivere: molti ristoranti tengono la piattaforma per farsi trovare da chi non li conosce, e il sistema proprio per chi arriva dal sito, dalla scheda Google o dai social.
Tre strade, a confronto
Costo
- WhatsApp o telefono
- Nessuno
- Piattaforma
- Commissione per coperto o abbonamento
- Sistema proprio
- Sviluppo una volta, poi hosting e assistenza
Clienti nuovi
- WhatsApp o telefono
- Solo chi ti conosce già
- Piattaforma
- Anche chi cerca sulla piattaforma
- Sistema proprio
- Chi arriva dal sito, da Google e dai social
Regole del locale
- WhatsApp o telefono
- Le gestisci a mano
- Piattaforma
- Quelle della piattaforma
- Sistema proprio
- Le tue: turni, coperti, menù, eventi
Dati degli ospiti
- WhatsApp o telefono
- Sparsi nei messaggi
- Piattaforma
- Passano dalla piattaforma
- Sistema proprio
- Restano del ristorante
Lavoro in sala
- WhatsApp o telefono
- Ogni richiesta a mano, anche a servizio iniziato
- Piattaforma
- Un pannello della piattaforma
- Sistema proprio
- Un pannello fatto sul tuo locale
Che cosa deve saper fare
- Mostrare solo i giorni e gli orari davvero liberi, per quel numero di persone.
- Gestire turni e coperti, anche con due servizi nella stessa sera.
- Chiedere le informazioni utili: allergie, un'occasione da festeggiare, un seggiolone, una preferenza sul tavolo.
- Mandare la conferma all'ospite, e al ristorante l'avviso della nuova prenotazione.
- Chiudere un turno quando serve, per un evento privato o una chiusura straordinaria.
- Funzionare bene dal telefono, per chi prenota e per chi lavora in sala.
Il pannello per la sala
La parte che l'ospite non vede conta quanto la prenotazione. In sala serve una vista della serata: chi arriva e quando, quali tavoli sono liberi, chi è già seduto e da quanto. Serve anche una rubrica che ricordi gli ospiti: quante volte sono venuti, allergie, preferenze.
Per Dòmini, un ristorante nel centro di Acireale, abbiamo sviluppato sia la prenotazione sul sito sia il pannello del ristorante. La sala si vede tavolo per tavolo, i tavoli si assegnano dal pannello e un turno si chiude quando serve, per esempio per un evento privato.
I dati degli ospiti
Con un sistema proprio l'elenco degli ospiti è del ristorante. Serve a ricordare un'allergia o un anniversario, a riconoscere chi torna e, con il consenso, ad avvisare di una serata speciale.
I dati vanno trattati secondo il GDPR: un'informativa chiara al momento della prenotazione, un consenso separato per le comunicazioni promozionali, l'accesso solo a chi lavora in sala.
Quanto costa
Un pulsante WhatsApp è compreso in qualsiasi sito. Un sistema di prenotazione su misura, con turni, coperti e pannello per la sala, parte in genere da 1.500 €. Con la rubrica degli ospiti, più menù e regole più articolate, il costo sale. Poi ci sono hosting e assistenza, ogni anno.
Una piattaforma invece all'inizio non costa quasi niente, ma si paga nel tempo: con molte prenotazioni al mese, le commissioni di un anno possono superare il costo di un sistema proprio.
Quando conviene un sistema proprio
- Le prenotazioni arrivano soprattutto dal tuo sito, dalla scheda Google o dai social, non dalla piattaforma.
- Hai regole precise: turni, menù degustazione, tavoli da unire, eventi.
- Vuoi conoscere i tuoi ospiti e ritrovarli la volta dopo.
- Le commissioni cominciano a pesare sui conti di fine mese.
Domande frequenti
Serve per forza un sistema di prenotazione?
No. Per un locale con poche prenotazioni basta un pulsante che chiama o apre WhatsApp con un messaggio già scritto. Il sistema serve quando le prenotazioni aumentano o hanno regole precise.
Posso tenere anche la piattaforma?
Sì, le due cose convivono. La piattaforma porta chi non ti conosce; il sistema proprio raccoglie senza commissioni chi arriva dal sito, dalla scheda Google o dai social.
Chi gestisce le prenotazioni durante il servizio?
Il personale di sala, dal pannello, anche dal telefono o da un tablet. Le prenotazioni arrivano già con persone, orario, menù e note.
Quanto tempo serve per averlo online?
Insieme al sito, in genere da quattro a sei settimane. Se il sito c'è già, dipende da come è fatto: lo vediamo al primo incontro.